Flytta mail från webbhotellet till Microsoft 365
Har ni Microsoft 365 men ligger företagets mail kvar hos Loopia, One.com, Binero eller ett annat webbhotell? Då behöver tre saker göras: domänen kopplas till Microsoft 365, de gamla mailen kopieras över och MX-posten pekas om så att nya mail hamnar hos Microsoft. Görs det i rätt ordning försvinner inga mail. Här är hela flytten steg för steg.
Innan ni börjar
- Ni har Microsoft 365-licenser med Exchange, till exempel Business Basic, Standard eller Premium. Family och Personal fungerar inte för företagsmail.
- Ni kan logga in där domänens DNS hanteras, oftast hos webbhotellet.
- Ni har en lista över alla mailadresser, alias och vidarebefordringar som finns hos webbhotellet i dag.
- Ni har lösenorden till de gamla brevlådorna, eller kan byta dem tillfälligt. De behövs för att kopiera mailen.
- Ni har valt en tid med lite mailtrafik för själva bytet.
Steg för steg
- Lägg till domänen i Microsoft 365. Det görs i administrationscentret på
admin.microsoft.comunder Inställningar och Domäner. Microsoft ber er lägga in en TXT-post för att visa att ni äger domänen. Ändra inte MX-posten än. - Skapa användarna. Varje person ska ha en licens och en brevlåda med samma adress som i dag. Lägg in alias och skapa delade brevlådor för adresser som info@ eller faktura@.
- Sänk TTL på MX-posten. Sätt den till en timme (3 600 sekunder) eller lägre minst ett dygn före bytet, så slår ändringen igenom snabbare.
- Kopiera de gamla mailen. Med IMAP-migrering i Exchange administrationscenter kopierar Microsoft alla mappar för en eller flera brevlådor på en gång. Ni behöver webbhotellets IMAP-server och en lista med adress, användarnamn och lösenord för varje brevlåda. Så länge migreringen är igång synkar Microsoft nya mail en gång om dygnet.
- Peka om MX-posten. Ersätt webbhotellets MX-post med värdet som Microsoft visar under Domäner, med prioritet 0. Ta bort de gamla MX-posterna, annars kan en del mail fortsätta till webbhotellet.
- Lägg in autodiscover och SPF. Autodiscover är en CNAME-post som gör att Outlook hittar inställningarna själv. SPF talar om att Microsoft får skicka mail för er domän:
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all. Finns det redan en SPF-post bygger ni ut den i stället för att lägga till en ny, eftersom en domän bara får ha en SPF-post. - Slå på DKIM och lägg in DMARC. DKIM är två CNAME-poster,
selector1._domainkeyochselector2._domainkey, med värden som Microsoft visar. DMARC är en TXT-post på_dmarc. Börja medp=noneoch skärp regeln när allt fungerar. - Logga in på nytt på alla enheter. Lägg till det nya kontot i Outlook, Teams och på telefonerna, och ta bort de gamla IMAP-kontona. Annars får man dubbla inkorgar och kan råka skicka via den gamla servern.
- Vänta 72 timmar och stäng av synken. Det kan ta upp till 72 timmar innan alla avsändare har hittat den nya MX-posten. Låt migreringen gå minst så länge innan ni tar bort den, och säg upp webbhotellets mailtjänst först när allt har fungerat ett tag.
Hemsidan påverkas inte. Ändrar ni bara MX-, SPF- och autodiscover-posterna ligger webbplatsen kvar hos webbhotellet som vanligt.
Inställningar hos vanliga webbhotell
| Webbhotell | IMAP-server | Här ändrar ni DNS |
|---|---|---|
| Loopia | mailcluster.loopia.se, port 993 (SSL/TLS) | Loopias kundzon, under domänens DNS-inställningar |
| One.com | imap.one.com, port 993 (SSL/TLS) | Kontrollpanelen, under Avancerade inställningar och DNS-inställningar |
| Binero | imap01.binero.se | Bineros kontrollpanel, under domänens DNS |
| Andra | Står i kontoinställningarna i ert mailprogram | Där domänen är registrerad, eller där DNS:en ligger om den är flyttad |
Användarnamnet är oftast hela mailadressen. Kontrollera IMAP-servern i ert nuvarande mailprogram innan ni börjar, eftersom webbhotellen ibland byter servernamn.
Det här följer inte med
- Kontakter, kalendrar och uppgifter. IMAP-migrering flyttar bara mail. Finns det kontakter eller kalendrar hos webbhotellet exporterar ni dem separat och importerar dem i Outlook.
- Mail större än 35 MB. De hoppas över och får sparas på annat sätt.
- Mer än 500 000 mail per brevlåda. Microsoft flyttar från det nyaste till det äldsta.
- Regler, signaturer och vidarebefordringar. De behöver göras om i Outlook och Microsoft 365.
Vanliga fel
- MX-posten ändras men de gamla mailen flyttas aldrig. Då ligger allt äldre kvar hos webbhotellet.
- Gamla MX-poster ligger kvar, och en del mail fortsätter till webbhotellet.
- Domänen får två SPF-poster, vilket kan göra att mailen hamnar i mottagarnas skräppost.
- Alias och adresser som info@ glöms bort och slutar fungera.
- Telefonen har kvar det gamla kontot och skickar fortfarande via webbhotellet.
- Mailtjänsten hos webbhotellet sägs upp innan synken är klar.
Hur lång tid tar det?
För ett litet företag med några få brevlådor tar själva arbetet oftast en arbetsdag, inklusive uppsättning på datorer och telefoner. Kopieringen av de gamla mailen sker i bakgrunden och tar från några timmar till ett dygn beroende på mängden. Därefter kan det ta upp till 72 timmar innan alla avsändare skickar till Microsoft.
Vill ni att vi gör flytten?
Flytten till Microsoft 365 kostar 4 900 kr för upp till 2 användare och 1 200 kr per extra användare. Då ingår domänen, mailflytten, DNS-inställningarna, uppsättning av Outlook och Teams på era datorer och telefoner samt en dokumentation av hur allt hänger ihop. På distans var ni än finns, eller på plats i Stockholms län.
Osäkra på hur det ser ut i dag? En genomgång med dokumentation kostar 2 500 kr och dras av om ni går vidare med flytten. Det första samtalet är kostnadsfritt.
Vanliga frågor om mailflytt
Måste vi flytta hemsidan också?
Försvinner några mail under flytten?
Följer kontakter och kalender med?
Kan vi ha kvar mailen hos webbhotellet och ändå använda Teams?
Vad kostar det att få hjälp med flytten?
Källor: Microsoft Learn om IMAP-migrering till Microsoft 365, migrering från andra IMAP-tjänster och DNS-poster för Microsoft 365, samt Loopias support.